aug-12 | Samen delen bij ministeries

Deze zomer won ik een aanbesteding bij de directie Bedrijfsvoering van VWS. Van communicatie over beleid naar communicatie over de ondersteuning daarvan.

Tot voor kort organiseerde elk departement zijn eigen bedrijfsvoering zelf. Pc′s werden binnenshuis ondersteund, gebouwen en vergaderzalen waren in eigen beheer en ook het drukwerk deed men zelf. Maar om effectiever te opereren, delen departementen hun bedrijfsvoering nu steeds vaker.

Deze rijksbrede ondersteuning betekent wel het een en ander. Werkwijzen zijn veranderd en diensten gestandaardiseerd. Beleidsambtenaren zijn nu klant van de bedrijfsvoeringdirectie, en oud-collega´s uit de ondersteuning zijn nu leverancier vanuit shared service centers.

Als communicatieadviseur help ik de directie Bedrijfsvoering bij het managen van de verwachtingen van ambtenaren en rijksleveranciers. Ook werk ik aan de totstandkoming van een producten- en dienstencatalogus. Daarnaast train ik medewerkers zodat zij weten wanneer, hoe en wat zij moeten communiceren in hun contact naar klanten en leveranciers.

Er komt een hoop kijken bij het draaiend houden van een departement. Achter elke ambtenaar staat een indrukwekkende organisatie. Tot medio 2013 draag ik mijn steentje bij aan het steeds doeltreffender laten draaien van die organisatie.